Pedidos: cobrar, despachar y seguir cada envío

Cada reserva se convierte en un pedido con su número, la persona, lo que se llevó y dos cosas que avanzan por separado: si está pagado y en qué anda (nuevo, preparando, enviado, entregado). Es tu lista para cobrar y para despachar.

Arriba hay dos pestañas: Pedidos, para cobrar y seguir cada pedido, y Paquetes, para armar lo que le vas a mandar a cada cliente (ver Paquetes: ordenar lo vendido por cliente). Un pedido que está en un paquete abierto lleva el chip PAQUETE 2: tócalo para abrirlo. Con Paquetes y etiquetas encendido, Escanear lee las etiquetas desde las dos.

Nada desaparece al cobrar

Marcar un producto como pagado ya no lo esconde: el pedido se queda en la lista con el sello PAGÓ, y lo sigues ahí hasta que lo entregues. Arriba hay tres totales —Vendido, Cobrado, Por cobrar— y tocas uno para filtrar; el pedido no se pierde, solo cambias el lente. Si entras desde Inicio por la tarjeta Por cobrar, Pedidos se abre ya filtrado en lo que te deben; por la tarjeta Por despachar, en lo pagado que todavía no sale.

Si llegas desde Historial tocando una tarjeta de Cuánto se vendió, arriba sale el período —«Del 1 oct al 13 oct»— y la lista y los tres totales son solo de esos días (los lives de esos días y los pedidos a mano que hiciste en ellos): las mismas cifras que viste allá. La ✕ quita el período; el live que hayas elegido y la búsqueda se quedan.

Si diste descuentos, Vendido ya viene con ellos restados —dice con descuentos—: es lo que de verdad vendiste, y sigue siendo Cobrado más Por cobrar. Lo que diste se ve debajo de los tres totales: Descuentos que diste, cuánto, en cuántos pedidos y cuántos fueron regalos. Con la oferta por cantidad pasa lo mismo: Vendido dice con ofertas y debajo, en violeta, Ahorro por ofertas con lo que bajaron.

Arriba hay un buscador: escribes el nombre o @usuario de quien compró, su teléfono, un código de producto o el número de pedido (con o sin #) y la lista se reduce a eso —sin importar tildes ni mayúsculas—. Los tres totales de arriba se ajustan a lo que estás mirando (la transmisión y la búsqueda), así que siguen cuadrando. Si hay muchos pedidos, al final aparece Cargar más para traer los siguientes.

Junto al nombre del cliente, un chip resume el pago de todo el pedido: Por cobrar, Pagado, Parcial (pagó algunas líneas y otras no) o No pagó. Al lado va el chip de su estado (Nuevo, Enviado…) y, si lo adjudicaste tú, A MANO. Si anulas, un ANULADO reemplaza a los de pago y estado. Cada chip muestra solo el estado actual: no se van apilando.

Si el cliente cambió desde su enlace una dirección que ya tenía, después de comprar, el pedido lleva además CAMBIÓ SU DIRECCIÓN, en amarillo, hasta que lo despachas: revisa la dirección en Ver detalle antes de mandarlo y toca Ya la revisé para apagarlo.

Confirmar una transferencia

1. 1Abre Pagos: en Transferencias avisadas está cada cliente que te avisó que ya transfirió, con el monto y el número de la transferencia. En Pedidos lo reconoces porque junto al número de su pedido dice avisó su transferencia.
2. 2Búscala en tu banco. Si llegó, LLEGÓ EL DINERO marca pagado lo que avisó: su pedido, o el producto que avisó si pagó uno solo. Lo que se agregó después del aviso sigue por cobrar. Si te pagó sin avisar, márcalo tú en Pedidos, producto por producto.
3. 3El reloj se detiene y tu cliente lo ve al instante.

Una misma persona puede avisarte por partes —una transferencia por un producto y otra por lo que le faltaba—: cada aviso llega como una fila aparte en Transferencias avisadas, con su monto, y cada uno se confirma solo. LLEGÓ EL DINERO marca pagado lo que cubre ESE aviso.

Transferencias avisadas se actualiza sola: con un live al aire, cada pocos segundos; sin live, cada medio minuto. Al volver a la pestaña de Pagos se pone al día en el acto.

Si lo avisado ya lo había pagado con tarjeta y además te llegó la transferencia, al apretar LLEGÓ EL DINERO te avisamos Ya estaba pagado con tarjeta: devuélvele la transferencia, y queda en Pagos que no cuadran hasta que la devuelvas.

Si desde que avisó cambió lo que debe —pagó algo por otro lado, se le liberó un producto o le agregaste otro—, el aviso lo dice en una caja amarilla, por ejemplo Avisó $10.000 · hoy debe $5.000. LLEGÓ EL DINERO marca pagado solo lo que avisó y siga por pagar; lo que se agregó después sigue por cobrar. Compara con lo que llegó a tu banco antes de apretarlo: si le sobra plata, devuélvesela tú; si llegó menos, marca pagado producto por producto en Pedidos. Si dice hoy ya no debe nada —ya pagó con tarjeta, o se anuló su pedido— y además te llegó la transferencia, devuélvesela.

Si el dinero no está, NO LLEGÓ solo descarta ese aviso: el pedido sigue por cobrar, los productos siguen siendo de ese cliente y puede volver a avisarte. Si al final no va a pagar, márcalo No pagó en el pedido.

En el detalle del pedido, bajo los productos, una caja muestra su aviso con el número de la transferencia: Avisó su transferencia mientras espera tu respuesta, y Aviso rechazado: esa transferencia no llegó después de NO LLEGÓ. Después de LLEGÓ EL DINERO la caja se va: el pago queda en cada línea, con su PAGÓ.

Con qué medio se pagó queda registrado

Cada pago guarda con qué medio se hizo, y se ve en la línea junto al sello: PAGÓ · Webpay, PAGÓ · Efectivo, PAGÓ · Tarjeta, etc.

1. 1Mercado Pago y Webpay se marcan solos, con su medio, cuando el pago se aprueba.
2. 2Al marcar a mano, si el cliente avisó que pagó ese producto se registra como Transferencia, sin preguntar.
3. 3Si no avisó, al apretar MARCAR PAGADO (en la lista o en el detalle del pedido; en la pantalla para transmitir, Marcar pagado) se abre una ventana: «¿Cómo pagó Carla?», con el producto y el monto, y un botón grande por cada medio de tu tienda. Tocas el que corresponde y listo. El que usaste la última vez en ese aparato aparece primero.

Los medios que aparecen los eliges tú, en el engranaje ⚙︎ de esta pantalla, sección Medios de pago (más abajo). Cada pago guarda el nombre que tenía su medio ese día: si después lo renombras o lo borras, lo que ya cobraste no cambia. Y queda en el historial del pedido: «Ana marcó pagado COD 306 · $12.990 · Tarjeta».

Lo que regalaste con un descuento del 100% dice PAGÓ · Regalo, en rosa y no en verde: está cerrado, pero no entró plata, así que no tiene reembolsar.

Se cobra solo lo que falta

Cuando tu cliente paga el pedido entero —con PAGAR en Mercado Pago o Webpay, o avisando su transferencia—, se le cobra solo lo que le falta: las líneas que siguen por pagar. Lo que ya pagó, lo que quedó en NO PAGÓ y lo que se liberó no se le cobra de nuevo. Es el mismo monto de Falta cobrar, bajo los productos del detalle del pedido, y el que va en el mensaje de COBRAR POR WHATSAPP ↗.

Y cada pago se anota en las líneas que cubrió, no en «todo el pedido»: si entre que abrió el pago y lo terminó le agregaste un producto, ese sigue por pagar. Si llega un pago que ya no cuadra —pagó dos veces, o pagó algo que se liberó mientras tanto—, no se aplica a ciegas: queda en Pagos, en Pagos que no cuadran, y también arriba del detalle de ese pedido.

Que te pague desde su enlace

Cada cliente tiene su enlace en tu tienda, donde ve sus pedidos y paga con los medios que tengas encendidos. En la tarjeta del pedido, COBRAR POR WHATSAPP ↗ (si tiene su WhatsApp y te debe algo) le escribe cuánto le falta y le manda ese enlace; ENLACE abre su enlace, su código personal y el mismo mensaje para pegar en un mensaje de TikTok, que es lo más común con quien compra comentando. Está contado en El enlace de cada cliente.

Marcar todo pagado de una vez

Si te pagó todo junto —una sola transferencia, o en efectivo—, no hace falta ir producto por producto. Cuando un pedido tiene dos o más productos por pagar, abajo en la tarjeta aparece MARCAR TODO PAGADO, en negro y con el monto (en el celular, también dentro de ⋯, como Marcar todo pagado). Se abre la misma ventana, ¿Cómo pagó los…?, con tus medios: elegir uno es la confirmación. Lo que el cliente avisó por transferencia queda como transferencia.

Es lo mismo que tocar MARCAR PAGADO en cada uno, pero de una vez y todo o nada: si mientras tanto el pedido cambió (pagó algo con tarjeta, le agregaste un producto, o una oferta por cantidad le cambió un precio), no marca nada y te pide revisar. Cada producto conserva su deshacer. El regalo de una oferta no cuenta: no se cobra, y queda DE REGALO solo al pagarse los otros.

Quitar un producto del pedido

¿Agregaste el producto equivocado, o se arrepintió antes de pagar? No pagóculparía al cliente: queda anotado como que no pagó. Para eso está quitar, junto a No pagó en cada producto por pagar (también en Ver detalle): te pregunta antes, y la línea queda QUITADO, tachada y a la vista. Deja de cobrarse y no cuenta como vendido ni como «no pagó». Si lo reservó en un live, el producto vuelve a estar disponible (no se le asigna a nadie en ese momento). Si tenía un descuento, sale de él y vuelve a su precio; los demás productos conservan lo suyo. Queda en el historial con quién lo quitó.

deshacer, junto a QUITADO, lo devuelve al pedido, por pagar, mientras nadie más se lo haya llevado. Lo pagado no se quita (para eso está reembolsar), ni el único producto que queda del pedido (para eso está Anular pedido). Solo tú y los administradores pueden quitar: cambia lo que se cobra.

Agregarle un producto a un pedido

Abres el pedido y, en Productos, tocas ＋ Agregar producto: eliges uno o varios del catálogo y se suman a ese mismo pedido, como Por cobrar. Sirve cuando ya terminó el live y el cliente te pide otra cosa: en vez de un pedido aparte, le agregas la compra al que ya tiene —un solo total, un solo envío—. Se cobra igual que el resto, y el cliente lo ve en su pedido, con su enlace. (En un pedido anulado no se puede: reactívalo primero.)

Si el live de ese pedido tiene una oferta por cantidad al precio de lo que elegiste, aparece Cuenta para la oferta. Márcala y entra a la oferta con los de su precio que ya tiene: el pedido se recalcula. Sin marcarla, se cobra a su precio normal.

Queda en el historial del pedido quién lo agregó y a cuánto —«Alex agregó el COD 12 al pedido ($5.000)»—, y en Historial cuenta en el LIVE de ese pedido, no como una transmisión aparte.

Darle un descuento

Si eres el dueño o un administrador, la tarjeta del pedido tiene % Descuento (también en Ver detalle) mientras le quede algo por pagar: le bajas lo que falta en porcentaje o en monto —a Todo el pedido o a Ciertos productos—, o se lo regalas con el 100%. Para un solo producto, toca su precio. Los productos quedan con el precio de antes tachado, junto al nombre sale un chip como −10% y cada descuento tiene su fila rosa con cuánto, quién lo puso y Quitar. Lo pagado no se toca. Está contado entero en «Darle un descuento a un pedido».

Lo que bajó por una oferta por cantidad

Si tu cliente completó una oferta por cantidad en el live, el pedido ya viene con el precio de la oferta: no hay que hacer nada. Lo que bajó muestra su precio normal tachado y la marca OFERTA, en violeta para no confundirse con el descuento rosa; junto al nombre va OFERTA −$X, y bajo los productos, una fila por oferta con lo que ahorró. El regalo dice NO SE COBRA y no tiene MARCAR PAGADO: cuando se pagan los otros, queda como DE REGALO.

Si das un descuento a mano, va encima de la oferta. Y si el pedido deja de completar la cantidad —algo pasa a NO PAGÓ, lo quitas o lo reembolsas—, lo que queda por pagar vuelve a su precio normal; lo pagado no cambia. Si el regalo ya se había dado por entregado, vuelve a cobrarse, y el historial del pedido lo dice. Y si con un reembolso se queda con productos que juntos entran en la oferta pero los pagó más caros, aparece en Pagos que no cuadran con lo que hay que devolverle; si lo que se quedó ya lo pagó con el precio de la oferta, aparece ahí lo que se cobró de menos. Si la promo dura más de un live, la que la completa dice con qué compra de otro live se completó. Está contado entero en «Oferta por cantidad: lleva más, paga menos».

Cuando una venta se cae: “no pagó”

Cada línea del pedido tiene tres estados: por pagar, PAGÓ y NO PAGÓ. Si alguien reservó y al final no pagó, tócale No pagó: esa línea deja de sumar en lo que te deben y en lo vendido, pero no se borra —queda a la vista, tachada, para que sepas qué pasó—. Si te equivocaste, deshacer la vuelve a por pagar, y marcar pagado también la endereza. Un pago con tarjeta —de Mercado Pago o de Webpay— no se deshace a mano: si aprietas deshacer en esa línea te dice con qué se pagó (por ejemplo, Esa línea se pagó con Webpay: no se puede deshacer a mano). Si esa plata vuelve a la persona, usa reembolsar.

Cuando a alguien se le vence el plazo en pleno LIVE, o cuando tú dejas libre un producto, su línea queda marcada: PASÓ AL SIGUIENTE si había alguien esperando y se lo llevó, o QUEDÓ LIBRE si no había nadie y el producto volvió a estar disponible. En ambos casos esa persona deja de deberlo, pero la línea no se borra: queda a la vista.

¿Lo dejaste libre por error? Junto a QUEDÓ LIBRE o PASÓ AL SIGUIENTE aparece deshacer: te pregunta para confirmar y le devuelve el producto a esa persona, con su línea de vuelta en por pagar. Sirve aunque el pedido ya esté Pagado (porque pagó todo lo demás): el pedido vuelve a quedar pendiente de pago por ese producto. Nunca deja un producto con dos dueños: si mientras tanto se lo llevó otra persona (la que seguía en la fila, o alguien que lo reservó después), te avisa ya es de otra persona y no lo devuelve; si de verdad es de la primera, suelta primero el de la otra y después deshaces. Tampoco se puede devolvérselo si ya lo tiene por pagar en otro pedido (se le cobraría dos veces), ni si el pedido está anulado: primero Reactivar pedido.

Anular un pedido entero

Si un pedido completo se cae, Anular pedido lo apaga: deja de cobrarse lo que faltaba pagar, esas líneas dicen ANULADO y esos productos vuelven a la venta, igual que si los quitaras uno por uno (no pasan solos a quien seguía en la fila). Lo que ya estaba pagado no se toca. El pedido no desaparece: queda al final de Por cobrar, más pálido, con Reactivar pedido. Te preguntamos antes de anular y antes de reactivar —es fácil apretar sin querer—.

Al reactivar vuelve lo que siga libre. Si mientras tanto otra persona se llevó uno de esos productos, ese no vuelve y te decimos cuál: «Pedido reactivado. No volvió el COD 12: ya es de otra persona.» Si no vuelve ninguno, el pedido sigue anulado. Si esa persona tiene otro pedido sin pagar del mismo live, primero cobra o anula ese: solo puede tener uno abierto. Y no se puede anular con una transferencia avisada que todavía no revisas (confírmala o recházala en Pagos), con un producto en subasta abierta, ni un pedido que ya no tiene nada por cobrar (para devolver lo pagado está Reembolso). En el celular, Anular pedido (y % Descuento y Marcar todo pagado) están en el botón ⋯ de la tarjeta, lejos de los botones que más se tocan. Ojo: anular es del cobro, y es distinto del Estado —el desplegable de abajo—: “Cancelado” como estado es solo una etiqueta y no apaga el cobro; para eso está Anular.

Anular y reactivar un pedido, igual que quitar un producto, cambian lo que se cobra: lo hacen el titular o un administrador. Quien está como staff no ve esos botones.

Reembolsos y contracargos

Cuando una venta ya pagada se devuelve, abre el pedido y, en la línea que dice PAGÓ, toca reembolsar: eliges Reembolso (le devolviste la plata) o Contracargo (el banco de la persona revirtió el cobro). La línea queda marcada REEMBOLSADO o CONTRACARGO, tachada, y deja de contar en lo Cobrado y lo Vendido —igual que “no pagó”, para que tus números no mientan—. No se borra: queda a la vista con lo que pasó. ¿Fue un error? deshacer la vuelve a PAGÓ, con el medio con que se había pagado («PAGÓ · Tarjeta», como estaba). Si es un reembolso muy antiguo que no guardó el medio, te pregunta ¿Cómo pagó…? antes de deshacerlo. Marcar o deshacer un reembolso lo hacen el titular o un administrador: baja lo Cobrado.

Con el stock: un reembolso devuelve la unidad a tu catálogo (y a tu tienda web, si el producto viene de ahí). Un contracargo no la devuelve: casi siempre el producto ya se entregó. Si lo recuperas, súmalo con el + del stock.

Si la línea se pagó con su abono (toda o una parte), el reembolso que registras tú cuenta que le devolviste la línea entera, también lo que pagó su abono: esa parte no vuelve a su saldo —si volviera, se la devolverías dos veces—. En su ficha queda como Se le devolvió, y la ficha del pedido te lo avisa antes de que elijas. Si solo le devolviste lo otro y su abono tiene que quedarle de saldo, después del reembolso usa Registrar abono en su ficha. deshacer la vuelve a PAGÓ con su abono, como estaba.

Lo que adjudicaste a mano

Lo que se llevaron escribiendo en el chat no lleva marca: es lo normal. Lo que adjudicaste tú o tu equipo desde el panel —con Adjudicar en los comentarios— lleva el chip A MANO, en gris, en la tarjeta y en el detalle del pedido. No tienes que hacer nada: se anota solo. Sirve para saber qué resolviste tú y qué resolvió el chat.

El estado del pedido

En cada pedido hay un selector de estado. El ciclo viene puesto —Nuevo → Preparando → Enviado → Entregado, más Cancelado— y lo cambias con un toque. Cada cambio queda en el historial del pedido. Todo pedido nuevo entra como Nuevo.

Lo que falta despachar

Bajo los tres totales está Por despachar: cuántos pedidos tienen algo pagado y todavía no salieron. Es el mismo número de la tarjeta de Inicio, y si lo tocas la lista queda solo con esos. Un pedido sale de esa cuenta cuando:

• Lo pasas a un estado con la casilla Despachado. Si no cambiaste la lista, son Enviado, Entregado y Cancelado.
• Le guardas un número de seguimiento en su detalle.

Si lo devuelves a un estado sin la casilla —un clic equivocado, por ejemplo—, vuelve a la cuenta, salvo que ya tenga número de seguimiento. Los pedidos anulados no cuentan, y uno sin nada pagado tampoco.

¿Te quedaron muchos de antes sin marcar? Toca Por despachar y, arriba de la lista, usa la barra Pasar los 50 que ves a (el número es cuántos estás viendo): eliges el estado —Entregado, por ejemplo— y aprietas Pasar. Te preguntamos antes, y cada pedido queda con el cambio en su historial. Pasa los que estás viendo, hasta 100 de una vez.

Si algo lleva días esperando —sin pagar o pagado sin salir—, junto a Por despachar aparece Atrasados, y cada pedido así lleva un sello rojo como DEBE HACE 12 DÍAS. Lo cuenta Lo atrasado: pedidos y paquetes olvidados.

El engranaje: estados, medios de pago y envíos a tu manera

Arriba a la derecha, el ⚙︎ abre los ajustes. Ahí decides:

Todo lo que ha comprado una persona

Toca el nombre en la tarjeta del pedido y se abre su ficha: la misma de Clientes, con lo que lleva gastado, lo que debe y cada transmisión con lo que se llevó, producto por producto. Si tiene más de uno, el pedido de donde vienes sale marcado como Este pedido. En cada transmisión, Ver pedido → abre ese pedido con todo para cobrarlo, y arriba ← Volver a la ficha te devuelve. Sirve, por ejemplo, para ver si te debe de otro live antes de escribirle.

También al revés: en el detalle de un pedido (Ver detalle), arriba, bajo el número del pedido, está Ver todos sus pedidos →, que abre esa misma ficha.

Con Despachos, en la ficha y arriba en el detalle de un pedido está Programar despacho: le pone fecha a su envío sin salir de ahí, o dice para cuándo está (Sale jue 5 nov) o si se atrasó. Ver Despachos.

El detalle de un pedido

Toca el número del pedido (o Ver detalle) y se abre: su estado, los productos, el envío y el historial completo. Ahí:

• Cambias su estado con las pastillas de Estado, arriba. Si lo pasas a «Enviado» (o a otro marcado Despachado) y todavía no tiene forma de envío, te pregunta ¿Por dónde lo enviaste?: eliges uno de tus medios de envío (o Otra…); si su forma de entrega dice con qué empresa sale, ya viene marcada, escribes su número si lo lleva —o lo dejas vacío y lo pones después— y tocas Guardar y pasar a «Enviado»: el estado y el envío quedan guardados juntos. Solo pasar a «Enviado» cambia el estado sin forma de envío, y la ✕ lo deja como estaba. El desplegable Estado de la tarjeta hace lo mismo, sin abrir el detalle.
• Pones el envío —por dónde va y el número de seguimiento— y aprietas Guardar envío: el cliente lo ve en su pedido, con su enlace —el número con Copiar, y Seguir el envío ↗ para rastrearlo si ese medio tiene su página de seguimiento—. Al guardarlo, si el pedido todavía no está en un estado de despachado, te pregunta en qué estado lo dejas: Pasar a «Enviado» (o al que tengas marcado como despachado) con un toque, o Dejarlo en «Nuevo» —o la ✕— si todavía no sale: el envío queda guardado igual. Pasa con cualquier forma de envío, con número o sin él. Con el número de seguimiento el pedido ya sale de Por despachar.
• Cargas o corriges la dirección de envío del cliente —a dónde despachar—, con el nombre y apellido del cliente, que es obligatorio si hay dirección. Es del cliente: la ves y editas también desde Clientes, y el cliente también la puede cargar desde su enlace. Los campos se adaptan a tu país (en Chile, la comuna se elige de la lista). Si todavía no tiene su nombre real, en Envío te lo recuerda.
• Dejas una nota privada —«llamar antes de despachar»—. Es solo para ti; el cliente no la ve.
• Le escribes por WhatsApp por su pedido, con un mensaje ya armado.
• Con Paquetes y etiquetas encendido, Etiquetas abre las etiquetas de sus productos y la de su paquete: las ves e imprimes ahí mismo, o las mandas a la estación (ver Imprimir etiquetas desde el panel). En el plan Gratis lleva un candado.

Lo que ve el cliente

Con su enlace, en Tus pedidos, ve cada pedido con su número, lo que se llevó y en qué va —Por pagar, Pagado, Pagado · enviado…— y, si cargaste el seguimiento, por dónde salió y su número con Copiar, más Seguir el envío ↗ si ese medio tiene su página de seguimiento. Ahí también guarda en Tus datos su nombre y apellido, su WhatsApp, su correo y su dirección de envío, para que sepas a quién y a dónde despacharle. Menos preguntas de «¿ya lo enviaste?». Lo cuenta La tienda, paso a paso.